Teamworkprojects

Teamworkproject - et egnet verktøy

En utfordring for mange som driver webutvikling, mindre konsulentvirksomhet eller annen mer eller mindre prosjektrelatert virksomhet, er å finne et godt verktøy til å ha orden på prosjekter, aktiviteter, dokumenter og tid. Ikke minst et verktøy som kan håndtere mange deler i samme grensesnitt.

Etter 13 år som selvstendig konsulent, hvor jeg har brukt en lang rekke løsninger, har jeg siden 2012 brukt Teamworkproject, et verktøy jeg har funnet ypperlig til mitt bruk.

Opens external link in new windowTeamworkproject er en nettbasert verktøy for å administrere prosjekter og team. Og min erfaring er at det fungerer for alt fra en virksomhet med en ansatt (som Linnea Rådgivning), men med eksterne prosjektdeltager til virksomheter med 20 - 30 ansatte.

Jeg har ikke tenkt å gjennomgå verktøyet i detalj, man finner en greit gjennomgang på nettsidene. Og man finner mye informasjon på Teamwork sin Opens external link in new windowYoutube-kanal. Primært vil jeg vise hvordan jeg bruker verktøyet, samt noen fiffige funksjoner.

Men alle første en video.

Lage oppgaver, meldinger, laste opp filer, skrive notater etc fra epost

Eposten med oppgaver
Eposten med oppgaver
Resultatet i Teamwork
Resultatet i Teamwork

En glimrende funksjon i Teamwork er at alle prosjekter har sin egen epostadresse. De har faktisk 5 adresser, en for oppgaver, en for meldinger, en for filer, en for notater og en for linker. I utgangspunktet ser epostadressene omtrent slik ut, 42260_157378@tasks.teamwork.com - men man kan endre den første delen til noe enklere å forstå - f.eks prosjektnavnet. Dog har jeg ikke sjekket hva som kan skje ved mange like prosjektnavn.

Når det gjelder oppgaver kan man faktisk lage en hel oppgaveliste ved hjelp av en epost og enkelte variabler, vist på illustrasjonen til høyre.

Man har også mulighet til å sende epost for å lage meldinger, laste opp filer, skrive notater og legge inn linker. Innenfor et prosjekt har også hver enkelt oppgaveliste sin egen epostadresse, så man kan også legge inn oppgaver i de enkelte oppgavelistene.

Ja det finnes en lang rekke kommandoer man kan bruke for å logge tid, fullføre oppgaven, lage tidsestimat osv. Og en oppgave som kommer på mail, kan videresendes til Teamwork med informasjon - bare man skriver den inn.

Integrasjoner

Teamworkproject har også integrasjon mot en lang rekke andre løsninger, f.eks OneDrive, Google Drive - kalenderfeed mot din kalender og ved bruk av Zapier - kan man kommunisere fra og til Teamwork via mange system.

Vi bruker i utgangspunktet bare integrasjon mot lagringsløsninger, men muligeten for intergrasjon mot Outlook, Slack og andre løsninger kan klart gi merverdi.

Tidsregister og fakturering

En sentral grunn for valget av Teamworkproject var integrert tidsregistering og fakturering. Når det gjelder fakturering - så tilfredsstiller den ikke de krav som bokføringsforskriften gjør, men de egner seg ypperlig som detaljert vedlegg over timebruk etc.

Tid kan enten registreres gjennom en egen app på PC-en eller i selve nettløsningen. Man kan bruke timere som registrerer tid mens man jobber, eller registrere som en samleoppgave på slutten av hver dag. Man kan også logge tid direkte i oversikten over oppgaver.

Tidsregistreringen gir mulighet rapporter på prosjekt, personer osv for definerte tidsrom. Rapportene kan eksporteres til PDF, Excel eller CSV (gjelder alle former for rapporter).

App for tidsregistrering - med timer
Tidsregistrering på nettsidene

Milepæler og oppgaver

Selve verktøyet for prosjektadministrasjon (prosjektstyring) er svært likt tradisjonelle verktøy, dog litt enklere. Man kan lage milepæler, som igjen knyttes til oppgavelister. Oppgavene kan gis tidsestimat, filer kan vedleges, man kan legge inn avhengigheter mellom oppgaver og sette tid for start og slutt.

Mangler kanskje verktøy knyttet til mer smidig prosjektgjennomføring, men det fungerer helt greitt å sette opp en prosjektplan basert på smidig metodikk - og via Zapier kan man eksportere oppgaver til Kanban Tool og andre.

Prosjekt - oppgaveliste med milepæl
Gantt-diagram av samme

Risiko

Teamworkproject har også funksjon for å legge inn risikoelementer på et prosjekt, med sannsynlighet, konsekvens og forslag til tiltak.

Muligheten bruker jeg sjelden, men av og til er det en god øvelse i forhold til om prosjektet lar seg gjennomføre.

Modulen gir en enkel og visuell oversikt over risikoområder.

Oppsummering

Teamworkproject har for meg og de prosjektene jeg jobber med fungert som et effektivt verktøy. Prisen er klart akseptabel - ikke minst at den kun prises på antall prosjekt og ikke prosjektdeltagere. 

Man er heller ikke tvunget til å bruke verktøyet på noen bestemt måte. Man kan bruke det til enkle oppgavelister, meldinger og tidsregistering. Man kan bruke det til å estimere prosjekters kostnad osv.

Teamworkproject kan også brukes til å dele informasjon gjennom notater, meldinger osv.

Og så glemte jeg klart å si at filmodulen har versjonskontroll, dvs at laster man opp en ny versjon av fil med samme navn - ja da får den ny versjon.

Anbefaler alle som leter etter et rimelig og godt verktøy for å administrere team og prosjekter - prøv Opens external link in new windowTeamworkproject. Det koster ingenting å prøve.