BSC – hvilke besparelser kan man oppnå
Prosessforbedringer
Prosessforbedringer vil som tidligere nevnt kunne ha som konsekvens både lavere prosesskostnader og høyere kvalitet for samme kostnad. I tillegg kan den klarere fokuseringen som BSC gir medføre at unødvendige prosesser blir avviklet, dvs prosesser som ikke gir noen merverdi.
Kaplan og Norton peker særlig på to sentrale verktøy i forhold til prosessforbedring av operative prosesser, aktivitets basert managment (ABM/ABC) og total kvalitetsledelse. Men tradisjonell kostnadsanalyse og strategisk kostnadsanalyse vil også kunne gi viktige bidrag. Datagrunnlaget for analysen er hentet i fra følgende, KOSTRA (2004), Oppland fylkeskommune (2003, 2003a, 2004).
Operative prosesser i OFK – gjennomgang
Videregående opplæring
Tilknyttet videregående opplæring er det flere operative prosesser. Men summa summarum er disse prosessene koblet sammen i en hel verdikjede. For videregående opplæring er det vanskelig å vurdere om konfigurasjonen er verdikjede, verdiverksted eller har nærhet til verdinettverk. Teknologitypen er både intens teknologi og formidlende teknologi. Så trolig har vi her en blanding av ulike verdiskapingslogikker. Men i den vurderingen som gjøres her er ikke dette av avgjørende betydning. Totale omfanget på tjenesten er ca 890 mill kr brutto.
De to sentrale prosessene innen videregående opplæring er knyttet til opptaksprosessen og til planlegging og gjennomføringen av undervisningen. Opptaksprosessen gjelder både opptak til de vanlige skoler og det som har med lærekontrakter å gjøre. Det er viktig å forstå at disse kan bestå av flere mindre prosesser. Min beskrivelse av prosessene er også forenklet.
Opptaksprosessen
Opptaksprosessen inneholder i hovedtrekk følgende elementer.
- Planlegging og beslutning av hvilke tilbud som skal gis
- Produksjon og utsendelse av studiekatalog
- Mottak og registrering av søknader. Det er mulig å søke elektronisk
- Tildeling av skoleplass
- Varsle elever om tildelt skoleplass. SMS-varsling er under forsøk.
- Bekreftelse på mottak av tildelt skoleplass
- Tildeling av restplasser (2 og 3 gangs tildeling)
Fra mottak av søknader til varsel om tildeling av skoleplass, tar det fort 3 – 4 mnd. De ulike deler av prosessen har ulike drivere. Den mest sentrale ser ut til å være antall søknader, som er klar driver for elementene 3 – 5. Element 2 ser ut til å ha 3 drivere, antall tilbud, antall skoler og antall innbyggere i aldersgruppen som skal ha studiekatalog. De 2 første påvirker antall sider, og den siste antall eksemplarer. Verdiskapingslogikken minner mest om verdikjede.
Oppland fylkeskommune sitt regnskap er ikke utformet slik at kostnadene ved denne prosessen kan tas ut av regnskapet. Det er derfor ikke mulig å gjøre en kostnadsanalyse av prosessen. Heller ikke prosessenes bruk av støttetjenester kan med utgangspunkt i dette vurderes.
Automatisering av prosessen med søknad, tildeling og bekreftelse kan gi besparelser, men omfanget er ikke av noen betydelig størrelse. Men automatisering av prosessen kan ha andre fordeler som vil gi merverdi, slik som raskere tilbakemelding til bruker.
Prosessen knyttet til lærekontrakter er mer komplisert, men omfanget er også her såpass lite at det ikke vurderes som hensiktsmessig å se nærmere på prosessen.
Undervisningsprosessen
Når man vurderer selve undervisningsprosessen kan man vurdere prosessen inklusive den lovpålagte skoletransport som fylkeskommunen også er ansvarlig. Dette gjelder ikke alle elever, bare de som har reiseavstand til videregående skole på mer enn 6 km. Men endring av kapasitetsutnyttelse kan medføre økte kostnader til skoletransport, noe som påvirker det samlede resultat. Jeg velger allikevel å se bort fra dette i utgangspunktet.
Undervisningsprosessen inneholder selve aktiviteter knyttet til selve undervisningssituasjonen og støtteaktiviteter knyttet rundt dette. Aktiviteter knyttet til selve undervisningssituasjonen er:
- Planlegging av undervisning
- â€Forelesningerâ€
- Veiledning av elever
- Gjennomgang og retting av oppgaver og prøver
Aktiviteter knyttet til støttefunksjoner er:
- Drift og vedlikehold av lokaler, inklusive renhold
- Administrative støttefunksjoner
- Aktiviteter knyttet til ledelse av skole samt pedagogisk ledelse.
- Drift og vedlikehold av IT-systemer, administrative og undervisningssystem
Regnskapsmessig fører fylkeskommunen kostnader knyttet til de enkelte undervisningsretningene på egne funksjoner, mens kostnader knyttet til støttefunksjoner føres på to andre funksjoner. Måten den regnskapsmessige føringen er gjort på, gjør det enkelt å utføre en tradisjonell kostnadsanalyse med elever som kostnadsobjekt. Det er blant annet dette som gjøres i KOSTRA.
Når det gjelder de rene undervisningsrelaterte aktivitetene, gjør både fylkeskommunens regnskap og KOSTRA det mulig å se hvor store disse kostnadene er pr elev på ulike studieretninger. Vi vil først presentere hvilke enhetskostnader KOSTRA har, og hvilke kostnader det rimeligste fylket og Oppland har på selve undervisningsaktivitetene.
Tabell 2 Kostnader pr elev innen videregående opplæring på studieretning (KOSTRA 2004).
| Brutto kostnader (utgifter) pr elev | Oppland | Landsgjennom- snitt | Rimeligste | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2003 | 2002 | 2003 | 2002 | 2003 | 2002 | |
| Studieretning for allmenne, økonomiske og administrative fag (541) | 40 158 | 37 900 | 41 343 | 37 884 | 36 128 | 33 810 |
| Studieretning for musikk, dans og drama (549) | 69 715 | 67 316 | 71 052 | 66 087 | 25 792 | 22 939 |
| Studieretning for idrettsfag (547) | 43 271 | 39 964 | 47 251 | 44 813 | 34 685 | 31 725 |
| Studieretning for helse- og sosialfag (546) | 30 073 | 21 834 | 52 785 | 48 165 | 30 073 | 21 834 |
| Studieretning for naturbruk (551) | 119 897 | 111 512 | 123 064 | 119 961 | 81 584 | 55 017 |
| Studieretning for formgivingsfag (544) | 50 999 | 51 806 | 60 711 | 59 198 | 50 999 | 51 806 |
| Studieretning for hotell- og næringsmiddelfag (545) | 52 278 | 47 457 | 68 761 | 64 150 | 52 278 | 47 457 |
| Studieretning for byggfag (542) | 50 886 | 42 548 | 65 921 | 58 347 | 47 840 | 42 548 |
| Studieretning for tekniske byggfag (552) | 40 053 | 31 140 | 61 562 | 57 844 | 40 053 | 31 140 |
| Studieretning for elektrofag (543) | 57 999 | 51 834 | 68 085 | 63 550 | 49 354 | 51 834 |
| Studieretning for mekaniske fag (550) | 59 335 | 54 795 | 72 632 | 67 594 | 59 335 | 54 795 |
| Studieretning for kjemi- og prosessfag (548)[1] | 0 | 0 | 52 613 | 50 612 | 0 | 0 |
| Studieretning for trearbeidsfag (553) | 28 720 | 43 804 | 69 563 | 81 219 | 12 122 | 43 804 |
| Studieretning for salg og service (555) | 36 070 | 18 703 | 57 340 | 41 645 | 21 650 | 4 050 |
| Studieretning for medier og kommunikasjon (556) | 55 939 | 41 241 | 65 843 | 45 143 | 47 745 | 18 428 |
Det vi ser tydelig av tabellen er at det er betydelig variasjon på kostnad pr elev for de ulike studieretningene, men også at det er betydelige forskjeller på kostnaden pr elev fra fylke til fylke. Kostnadene varierer også i så stort omfang at det tydelig at enkelte kostnader ikke kan være et uttrykk for reelle kostnader pr elev. Verdier som jeg vurderer man bør stille betydelige spørsmålstegn ved er markert i tabellen (kursiv). Med unntak av dette indikerer tabellen at Oppland har lavere kostnader knyttet til den enkelte elev enn landsgjennomsnittet.
Hvordan er det så med kostnadene knyttet til støtteaktivitetene.
Tabell 3 Kostnader støtteaktiviter pr elev, Oppland og landet.
| Brutto kostnader (utgifter) pr elev | Oppland | Landsgjennom- snitt | Rimeligste | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2003 | 2002 | 2003 | 2002 | 2003 | 2002 | |
| Skolelokaler, forvaltning og skyss (510) | 29 360 | 30 967 | 29 270 | 29 606 | 22 973 | 21 928 |
| Undervisning (520) (skoleledelse, pedagogisk ledelse) | 14 416 | 12 341 | 13 890 | 12 480 | 8 314 | 7 716 |
Her ser vi at Oppland ligger så vidt over landsgjennomsnittet, men en god del over det fylket som har lavest kostnad pr elev. Ã…rsaker kan være færre elever pr skole, flere som bruker skoleskyss, fordeling på studieretninger og større areal pr elev. En nærmere studie av KOSTRA data indikerer ikke at antall elever pr skole forklarer avvikene. For begge oversiktene vil redusert arbeidsgiveravgift påvirke enhetskostnadene, særlig fordi personalkostnader (lønn og pensjonsinnbetalinger) er så stor andel av kostnadene.
Tallmaterialet viser at tradisjonell kostnadsanalyse med elev som kostnadsobjekt gir variasjoner som er vanskelige å forklare. Ã…rsaker kan være ulik kapasitetsutnyttelse, at samme studieretning inneholder ulike sammensetninger av fag med betydelige kostnadsforskjeller (varianter av like produkt), og feil i tallmaterialet. Konklusjonen er at KOSTRA data ikke gir data som er gode nok til kostnadsanalyse.
Tabell 4 Aktiviteter og drivere i undervisningssammenheng
| Skolenivå | Fylkesnivå | ||
|---|---|---|---|
| Aktivitet | Driver (primær) | Alternativ driver | Driver |
| Planlegging av undervisning | Undervisningstimer | Klasser | Undervisningstimer |
| â€Forelesninger†| Undervisningstimer | Klasser | Undervisningstimer |
| Veiledning av elever | Timer veiledning | Elever | Elever |
| Gjennomgang og retting av oppgaver og prøver | Antall prøver og oppgaver Antall elever | Elever | Elever |
| Drift og vedlikehold av lokaler, inklusive renhold | Kvm |
| Kvm |
| Administrative støttefunksjoner | Skolestørrelse |
| Antall skoler |
| Aktiviteter knyttet til ledelse av skole samt pedagogisk ledelse. | Skolestørrelse |
| Antall skoler |
| Drift og vedlikehold av IT-systemer, administrative og undervisningssystem | Infrastruktur (antall servere og pc-er) |
| Infrastruktur |
Når det gjelder drivere for de ulike aktivitetene viser Tabell 4 en oversikt over de mest aktuelle
Noen kommentarer til tabellen er nødvendig. Når det gjelder undervisningstimer er det årstimer som er det begrepet som økonomiplanen/regionalt handlingsprogram bruker. Følgende eksempel viser at dette er en bedre driver enn elever. Brandbu videregående skole har 270 elevplasser, mens Mesna videregående skole har 291 elevplasser. Ã…rstimetallet for de to skolene er henholdsvis 12081 og 24390. Ã…rsaken er ulik sammensetning av studietilbud på de to skolene. Elever er foreslått som driver for veiledning og prøver. Nå er det mulig at rammetall for dette området ligger inne i årstimetall. Men ideelt sett skal disse variere med antall elever. For den enkelte skole vil det være skolestørrelse som driver administrative støttefunksjoner og ledelse. Problemet her er at sammenhengen neppe er lineær pga. skalavirkninger. For fylkeskommunen totalt er det antall skoler som i størst grad påvirker disse aktivitetene. Antall servere og pc-er er vanlig brukt driver i forhold til IKT.
Verken KOSTRA eller fylkeskommunens regnskap gir grunnlag for å hente ut enhetskostnader på drivernivå direkte. De fire første aktivitetene kan ikke splittes opp med bakgrunn i dagens regnskaper (selv på detaljnivå). De tre neste finnes det både økonomi- og mengdedata på drivernivå. For den siste aktiviteten er lønnskostnader til dels skjult i andre poster. Dette gjør det umulig å gjennomføre en ABC-analyse i forhold til oppsatte aktiviteter.
Tabell 5 Stykkpriser sammenlignet med enhetskostnader i fra KOSTRA
| Stykkpris Oppland | Oppland - KOSTRA data | Avvik | |
|---|---|---|---|
| Studieretning for allmenne, økonomiske og administrative fag (541) | 47 600 | 54 574 | -6 974 |
| Studieretning for musikk, dans og drama (549) | 100 000 | 84 130 | 15 870 |
| Studieretning for idrettsfag (547) | 57 150 | 57 686 | -536 |
| Studieretning for helse- og sosialfag (546) | 74 000 | 44 489 | 29 511 |
| Studieretning for naturbruk (551) | 100 000 | 134 313 | -34 313 |
| Studieretning for formgivingsfag (544) | 74 000 | 65 415 | 8 585 |
| Studieretning for hotell- og næringsmiddelfag (545) | 74 000 | 66 694 | 7 306 |
| Studieretning for byggfag (542) | 74 000 | 65 302 | 8 698 |
| Studieretning for tekniske byggfag (552) | 74 000 | 54 469 | 19 531 |
| Studieretning for elektrofag (543) | 74 000 | 72 414 | 1 586 |
| Studieretning for mekaniske fag (550) | 74 000 | 73 751 | 250 |
| Studieretning for trearbeidsfag (553) | 74 000 | 43 135 | 30 865 |
| Studieretning for salg og service (555) | 74 000 | 50 486 | 23 514 |
| Studieretning for medier og kommunikasjon (556) | 74 000 | 70 355 | 3 645 |
Oppland fylkeskommune innfører stykkprisfinansiering innen videregående opplæring fra annet halvår 2004. I den sammenheng er enhetskostnader beregnet for de ulike studieretningene. Til sammen fire ulike satser er laget. Kostnader knyttet til funksjon 520 er lagt inn i stykkprisen, mens de fleste kostnader knyttet til skolelokaler og forvaltning er lagt inn som faste kostnader pr skole. Skoleskyss er ikke tatt med, da dette dekkes over et annet ansvar i fylkeskommunen. Tabell 5 viser stykkpris og enhetskostnader.
Avvikene er av en slik art man må stille spørsmål om grunnlaget for beregning av stykkpris, eventuelt på kvaliteten av de data Oppland fylkeskommune rapporterer til KOSTRA. Stykkprisfinansieringen bygger i alle fall ikke på noe i nærhet av aktivitetsbaserte kostnader, og heller ikke fullt ut på enklere måter for å beregne enhetskostnader. Som budsjettfordelingssystem er det utarbeidede stykkprissystemet i beste fall tvilsomt, og i verste fall vil det kunne medføre feilallokering av ressurser. På ingen måte vil det på samme måte som ABC/ABM sette fokus på aktivitetene og reelle kostnadsdrivere.
Oppland fylkeskommune ser således ut til å kunne ha betydelig økonomiske gevinster av innføring av BSC med ABC/ABM som prosessverktøy. Indikasjon på dette er at flere fylkeskommuner har lavere enhetskostnader en Oppland fylkeskommune. Hvor stort potensialet er, er vanskelig å vurdere, men kan ppland fylkeskommune redusere enhetskostnaden til funksjon 510 og 520 med 5 %, tilsvarer det en besparelse på 12 mill kr pr år. I snitt ligger Oppland litt mer en 3 % av landsgjennomsnitt for disse kostnadene. Når det gjelder selve undervisningsaktivitetene gjør den store spredningen i KOSTRA data det vanskelig å vurdere om det hvilke potensialer som ligger. ABC vil kunne medføre større fokus på kapasitetsutnyttelse av de ulike drivere, og således gi økonomiske besparelser. Redusere ledig kapasitet med 2 % gir besparelse på ca 10 mill kr (eller mer). Ledig kapasitet kan reduseres enten ved å øke oppfyllingsgrad eller selge av ledige ressurser. Oppfyllingsgrad ligger i dag på mellom 90 og 92 %.
En siste kommentar til videregående skole. På kort sikt er mer enn 85 % av kostnadene relatert til lokaler og personell (årstimetall). Eget eierskap av lokalene og avtaleverk for pedagogisk personale gjør det vanskelig å endre inputen her på kort og mellomlang sikt.
Tannhelsetjenesten
Tannhelsetjenesten har verdiverksted som klar verdiskapingslogikk. Primæraktivitetene er knyttet til undersøkelse, valg av behandling, behandling og kontroll. Andre aktiviteter er i hovedsak støtteaktiviteter. Støtteaktiviteter er drift og vedlikehold av lokaler og utstyr, administrative aktiviteter (lønn, innkjøp med mer), og administrativ ledelse. Totale omfanget av tjenesten er på ca 76 mill kr brutto.
Drivere relatert til drift og vedlikehold av utstyr er både antall klinikker og antall tannleger. En tannlege krever en bestemt infrastruktur av lokalers størrelse og utstyr/innredning. Lokaler med flere enn en tannlege vil ha noe mindre arealbehov enn enmannsklinikker (vanligvis en tannlege og en assistent) pr tannlege. Administrative aktiviteter og administrativ ledelse kan trolig ha flere drivere. For enkelhets skyld velger jeg her å bruke årsverk som driver.
Når det gjelder aktivitetene knyttet til pasientbehandling er hovedkostnaden personalkostnad. Denne er klart en fast kostnad på kort sikt, men på lengre sikt kan den tilpasses volum på pasientbehandling. Den mest sentrale driver er her klart antall pasientbehandlinger. Nå er det slik at en pasientbehandling ikke er lik en annen, men når vurderingen i utgangspunktet er på et aggregert nivå vil snittbehandlingen være relativ lik fra år til år, og mellom de ulike fylker.
La oss først sammenligne kostnadsdata fra KOSTRA.
Tabell 6 Kostnader pr undersøkt/behandlet "pasient" innen tannhelsetjenesten
| Korrigert kostnad (brutto driftsutgifter) pr pasient behandlet i kr | Pasient-behandling | Felles-/ støtteaktiviteter | ||
|---|---|---|---|---|
| 2003 | 2002 | 2003 | 2002 | |
| Oppland fylkeskommune | 1 332 | 1 256 | 320 | 303 |
| Snitt alle fylker | 1 652 | 1 442 | 313 | 229 |
| Laveste kostnad | 1 260 | 1 146 | 40 | 36 |
Tallene viser at Oppland fylkeskommune ligger betydelig under landsgjennomsnittet når det gjelder kostnad pr behandling. Dette tyder på god kapasitetsutnyttelse. Andre årsaker kan være lavere lønnsnivå samt bedre tannkvalitet (det siste medfører enklere behandlinger). Det siste er ikke tilfelle, da studier av indikatorer på dette tilsier at Oppland har litt dårligere tannhelse i den største prioriterte gruppen, nemlig barn og ungdom. Lønnsnivået har vært noe lavere i Oppland, men lønnsjusteringer de siste årene har tatt bort det meste av denne forskjellen.
Når det gjelder felles-/støtteaktiviteter ligger Oppland noe over landsgjennomsnittet. Her må man igjen stille spørsmål med laveste kostnad. En mulig årsak er at kostnader til lokaler er ført ulikt i ulike fylkeskommuner. Dette viser igjen svakhetene ved KOSTRA. Selv om det er utarbeidet klare regler for hva som skal føres på de ulike områdene, blant annet at drift av lokaler, utstyr og teknisk og bygningsmessig vedlikehold skal føres under felles-/støtteaktiviteter.
En mulig årsak til at Oppland ligger over landsgjennomsnittet når det gjelder felles-/støtteaktiviteter er at Oppland har svært mange små klinikker. Ã…rsaken til dette er i hovedsak bosettingsmønster.
En konklusjon på bakgrunn av KOSTRA data er at det er små potensialer for prosessforbedring når det gjelder operative prosesser innen tannhelsetjenesten i Oppland.
Samferdselstjenester
Fylkeskommunen har ansvar for to områder når det gjelder samferdselstjenester. For det ene har man ansvar for all transport med buss (trikk og t-bane) innen fylket, og for det andre har man ansvar for drift, utbygging og vedlikehold av fylkesveger. Det totale bruttobudsjettet på området er ca kr 360 mill, hvorav 150 mill til veger, og 200 mill kr er transporttjenester. Transporttjenestene har en inntekt på ca 45 mill kr.
Når det gjelder drift, utbygging og vedlikehold av fylkesveger utføres dette i sin helhet av Statens Vegvesen på oppdrag fra fylkeskommunen. Fylkeskommunen vedtar kun hvilke økonomiske rammer som er til disposisjon, samt prioritering av utbygging og vedlikehold. Derfor kan ikke Oppland fylkeskommune direkte påvirke den operative gjennomføringen av aktivitetene, men må eventuelt gjøre det gjennom utformingen av avtaler. Alle fylkeskommuner organiserer arbeidet på dette området på lik måte. Forskjellen i kostnader skyldes i hovedsak hvor mange km med fylkesveger den enkelte fylkeskommune har ansvar for.
Oppland fylkeskommune har bare ansvar for busstransport samt noe transport med drosjer (gjelder skoletransport i grisgrendte strøk og transporter til sykehus). Når det gjelder busstransport (skoletransport og alminnelige ruter), utføres all kjøring av private selskaper gjennom kontrakt/avtale med fylkeskommunen. Figur 13 viser hva fylkeskommunen utfører selv, og hva som utføres av andre.
Figur 13 Verdikjede/vertikal integrasjon innen samferdsel (busstransport)
Fylkeskommunen utfører således i hovedsak planlegging av rutetransport, markedsføring av tilbudet, noe billettsalg og kjøp av tjenester fra transportselskaper. Oppland fylkeskommune har i større grad enn andre fylkeskommuner brukt anbud i kjøpsprosessen, men fremdeles er over 50 % av rutekilometerne kjørt av selskaper som har forhandlede kontrakter med fylkeskommunen. Bruk av anbud skal i fungerende markeder gi lavest pris, samtidig som muligheten for bruk av anbud vanligvis reduserer prisen på andre kontrakter. Vi må således regne med at dette fremmer effektiv operasjonell drift hos leverandørene. Anbud kan ha noen ulemper i forhold til leverandørrelasjonene.
For samferdselstjenester vil det således være viktigst å være opptatt av leverandørrelasjoner når det gjelder den operative siden. På andre operative områder ser jeg ikke at fylkeskommunen kan oppnå særlige operative merverdier innen samferdselstjenester.
Kulturtjenester (idrett, museer, bibliotek, kunst- og kulturformidling)
Oppland fylkeskommune bruker årlig ca 62 mill kr (brutto), hvorav ca 33 mill kr er fordeling av statlige midler eller andre inntekter. Dette betyr at det er den tjenesten i fylkeskommunen som er minst i omfang. Tjenesten er også til dels en blanding av tjenesteproduksjon gjennom produksjon av konserter, teater og kunstutstillinger, bibliotektjenester, samt forvaltning av statlige og egne finansieringsordninger rettet mot idrett og museer.
Jeg vurderer derfor at den operative delen av virksomheten er av mindre betydning enn hvordan brukerrelasjoner håndteres, og at merverdier i stor grad tas ut på det området.
Forvaltningsoppgaver
Fylkeskommunens forvatningsoppgaver er budsjettmessig en relativ liten del av fylkeskommunens virksomhet. Oppgavene er tross dette viktige, ikke minst fordi de er lovpålagte, samt at god håndtering av oppgavene har betydning for omgivelsen.
Det betyr at prosessforbedringen her i stor grad må fokusere på kvalitetselementer. Prosesser utformes slik at rettsikkerhet, rask håndtering med mer sikres. Økonomiske besparelser kan muligens oppnås, men de blir allikevel små. Etablering av informasjonssystem som kan automatisere deler av prosessen, samt åpne for mer direkte kommunikasjon kan bidra til økt effisiens.
Regional utvikling
Det sentrale ved de operative prosessene inne regional utvikling er at de fokusert på å oppnå de ønskede resultater. Verdiskapingslogikken er typisk verdiverksted. Valg av rette handlinger og tiltak blir således sentralt. Noe som krever god problemsøking, definisjon og problemløsing. God kompetanse og gode informasjons- og kunnskapsdelingssystemer, dvs læring og vekst er det som driver verdi her. Poenget er å gjøre de riktige tingene, på rett måte. Ut fra dette kan det hende at prosesser blir terminert.
Støttefunksjoner
Under støttefunksjoner finner vi følgende områder; regnskap og økonomi, innkjøp og byggforvaltning, IKT-tjenester, fellesarkiv, personalforvaltning og post, trykkeri og sentralbordtjenester. Alle disse tjenestene er organisert som â€konserntjenesterâ€. I tillegg til de rene støttefunksjoner vil jeg også under dette avsnittet ta med den overordna ledelsen, hvor blant annet de politiske støttefunksjonene ligger. Det økonomiske omfanget for de ulike støttetjenestene, samt er som følger.
Tabell 7 Kostnader til "konsernomspennende" støttefunksjoner
| Brutto drifts-utgifter | Lønn | Varer og tjenester/ kjøp av tjenester | Lønns- andel | Andel kjøp | |
|---|---|---|---|---|---|
| Rådmannsledelsen | 12 859 | 8 680 | 3 823 | 67,50 % | 29,73 % |
| Økonomi | 5 856 | 4 889 | 967 | 83,49 % | 16,51 % |
| IKT | 10 115 | 4 760 | 5 355 | 47,06 % | 52,94 % |
| Personal og lønn | 9 989 | 6 586 | 3 397 | 65,93 % | 34,01 % |
| Innkjøp og eiendom | 22 857 | 6 969 | 15 607 | 30,49 % | 68,28 % |
| Servicesenter (post, trykkeri, resepsjon) | 6 720 | 2 917 | 3 800 | 43,41 % | 56,55 % |
| Fellesarkiv | 2 515 | 2 113 | 387 | 84,02 % | 15,39 % |
Det vil bli alt for omfattende å gå inn på alle aktiviteter/prosesser som utføres innen støttetjenestene. Sammensetningen av drivere er også svært kompleks. Det vi i første omgang skal legge merke til er at IKT, Innkjøp og eiendom og servicesenter har svært høy andel av eksterne kjøp. Når det gjelder innkjøp og eiendom er hovedårsaken at husleie og driftstjenester knyttet til sentraladministrasjonens lokaler ligger her. For IKT er det blant annet leie av infrastruktur er sentral post. Servicesenter har kjøp av posttjenester, trykkerirelaterte varer og tjenester, samt telefon son betydelig utgiftspost.
En gjennomgang av KOSTRA data på de funksjoner som støttetjenester omfatter viser store variasjoner i kostnadene. Som eksempel varier brutto kostnad til administrasjon (ledelse) fra 37 mill kr til 117 mill kr. Når det gjelder administrasjonslokaler varier de fra -2 mill kr til 25 mill kr. Personal- og rekrutteringspolitiske tiltak varierer fra 0 til 20 mill kr. Interne service-/fellesfunksjoner varierer fra 7,5 mill kr til 54 mill kr. Noe av variasjonen skyldes ulik størrelse på fylkeskommune, og noe av variasjonen skyldes at organiseringen er ulik. Ulik organiseringen medfører at støttetjenester kan bli regnskapsført på ulike funksjoner. Også feilføring i forhold til KOSTRA retningslinjene kan være en årsak. Resultatet av dette er at KOSTRA data ikke kan brukes til å sammenligne kostnadsnivået mellom de ulike fylkeskommunene.
Hva er de mest sentrale driverne for de ulike service/-støttefunksjonene.
Tabell 8 Mulige drivere for støttefunksjoner
| Servicesenter | Antall utsendelser | Både porto og bruk av interntrykkeri/kopiering varierer i stor grad med utsendelser |
| IKT | Antall PC-er i nett | Det er betydelig avhengighet mellom antall PC-er og ressurser i brukerstøtte og drift. |
| Antall noder i infrastruktur | Økt antall desentraliserte noder øker kostnaden til linjer med mer. | |
| Antall ulike programmer | Kostnaden øker med antall programmer | |
| Innkjøp og eiendom | Kvm administrasjons-lokaler | Renholdskostnader, drift (energi/vedlikehold) varier med antall kvm. |
| Økonomi | Antall inngående fakturaer | Spesielt her er at prosessen er slik organisert at håndtering av fakturaer skjer ute i skoler/institusjoner. |
| Fellesarkiv | Arkivførte dokumenter | Prosessen er litt ulik for inngående, utgående og interne dokumenter. Allikevel er arbeidet med prosessen klart avhengig av antall dokumenter som journalføres/arkiveres. |
| Henvendelser | Mye tid på arkivene går til å håndtere interne og eksterne henvendelse om å finne fram dokumenter. Eksterne er hovedsakelig fra presse. |
Måte Oppland fylkeskommune fører regnskapet sitt gjør det også her vanskelig å bruke ABC. Særlig fordi det er nesten umulig å få fram kapasitetstall, samt god deling mellom variable og faste kostnader.
Men i tilknytning til evaluering av innføring av nytt økonomisystem i 1994, samt planlagt innføring av dokumenthåndteringssystem i hele organisasjonen i 1998 ble ABC lignende metoder brukt for å vurdere nye kostnader. Kostnader vurdert til de ulike aktiviteter i prosessene ble vurdert. Resultatene var at på økonomisystem ble det spart kr 350 000,- pr år i distribusjonskostnader (kopiering, tidsbruk, porto). På vurdering av dokumenthåndteringssystem ble det vurdert at fysisk distribusjon av dokumenter i sin helhet kunne erstattes med elektronisk distribusjon mellom egne enheter. På sikt ville det redusere kostnaden til distribusjon av dokumenter internt med omtrent 1 mill kr (porto, kopiering og tidsbruk). Systemene installeres pr dato. Scanning av dokumenter, som ble startet i 1999, har medført teoretiske årlige besparelser på ca 150 000 kr pr år. De settes som teoretiske, i og med at det er ikke gjennomført direkte tiltak for å ta ut besparelsene
Videreutvikling rundt automatisering/elektronisk distribusjon innen fellesarkiv, økonomi/regnskap bør således ha et potensiale for kostnadsbesparelser. Et eksempel er å gå over til felles fakturamottak med scanning og digitale rutiner.
Organisering av økonomifunksjon (regnskap), IKT, lønnsfunksjon og deler av servicesenter (trykking/post) på andre måter. Dette er aktiviteter der erfaring/ ulike undersøkelser peker på mulighet for betydelige skalafordeler, ikke minst gjennom automatisering. Bruk av interne markeder, outsourcing eller partnerskap er løsninger som er valgt få mer effektiv organisering og drift av støttefunksjoner. En årsak til at interne markeder kan gi effekt er at det synliggjør i mye større grad kostnadene knyttet til støttefunksjoner. Interne markeder krever blant annet rett prising, noe som ABC/ABM i en BSC-kontekst kan bidra til.
Kunderelasjoner (brukerrelasjoner)
Det er pekt på tidligere at fylkeskommunen på mange måter er tildelt sine kunder (brukere), og at det således er lite aktuelt med strategier knyttet til nye kunder/markeder. Det gjør også at prosesser knyttet til finne markeder, hente nye kunder ikke er så interessante. Dvs. det er et område der dette kan være aktuelt for fylkeskommune. Innen videregående opplæring er det slik at over en periode på 5 – 15 år kan elevtallene svinge med opptil 20 – 25 % på enkelte skoler. Dette skaper utfordringer når det gjelder kapasitetsutnyttelse. En måte å løse dette på er i større grad å selge opplæringstjenester til andre grupper, for eksempel næringsliv og voksne i det private marked.
Utvikle kunderelasjonene vil være like viktig for alle fylkeskommunens oppgaver. Vi vet alle at vi setter mer pris på en vare som er kjøpt et sted der vi fikk god behandling, faktisk selv om vi betale litt mer enn hos konkurrenten. Måten vi som kunder blir behandlet påvirker klart hvordan vi verdsetter varen eller tjenesten. Særlig har dette betydning for tjenesteleveranser.
Områder som Kaplan og Norton peker på som viktige verdiskapere i denne sammenheng, og som har betydning for de fylkeskommunale tjenestene og oppgavene er tid, funksjonalitet og selve relasjonen (kontakten med brukere). Tid går på hurtighet i respons/svar. For eksempel at man ved mottak av saker i løpet av få dager gir tilbakemelding om hvem er saksbehandler, når saken kan ventes ferdig. Hva er så funksjonalitet i sammenheng med tjenester. Det kan for eksempel være alternative kanaler til tjenesten/oppgaven. Selve relasjonen går på hvordan kommunikasjonen med bruker ivaretas, både i sannhetens øyeblikk og i ettertid. Nå viser de fleste undersøkelser at fylkeskommuner, også Oppland, ikke er dårlige i sin håndtering av brukere, de fleste er fornøyd. Men det betyr ikke at man kan bli bedre. Oppland fylkeskommune kan trolig skape merverdi for ulike brukergrupper ved å fokusere på prosesser som gir rask respons, god funksjonalitet i kontaktmåte og oppfølging av brukere der det er hensiktsmessig.
Prosessene bør også være slik at de ivaretar relasjonen mot â€stakeholdersâ€.
Innovasjonsprosesser
Det er tidligere pekt på at innovasjonsprosesser trolig ikke er de mest sentrale prosesser for en offentlig organisasjon. Nå ser vi at det ikke alltid er korrekt, innovasjon knyttet til offentlige tjenester kan være svært viktig, noe vi ser blant annet på utvikling av nettbaserte opplæringstjenester.
Innovasjonsprosesser er således viktig, når hensikten er å lage bedre og mer kostnadseffektive tjenester. Dette indikerer at Oppland fylkeskommune kan oppnå merverdi gjennom innovasjonsprosesser.
Samfunnsmessige og sosiale prosesser
Offentlige organisasjoner må på grunn av sin spesielle rolle i samfunnet være særlig opptatt av miljømessig ytelse, sikkerhet og helse, ansettelsespraksis og investering i lokalsamfunn. Dette gjelder også Oppland fylkeskommune. Oppland fylkeskommune vil trolig tape anseelse dersom den ikke klarer å ha en miljømessig ytelse (enøk, håndtering av spesialavfall), sikkerhet og helse, ansettelsespraksis og personalpolitikk som oppfattes som meget god. Man har nesten ikke råd til å feile på disse områdene dersom man er opptatt av å skape merverdi gjennom hvordan man oppfattes i samfunnet. Fylkeskommunen har i dag ordninger for å fremme ENØK og alternative energikilder i egne bygg. Fokus legges også på inneklima og avfallshåndtering. Anbud innen samferdsel har hatt miljøkrav når det gjelder drivstoff.
Flere av Oppland fylkeskommune sine skoler og tannklinikker er lokalisert i ulike lokalmiljø. Særlig skolene er i den sammenheng viktige institusjoner i lokalsamfunnene. Dette er således investeringer som er med å påvirker samfunnets oppfattelse av fylkeskommunen. Noe som tydelig vises når videregående skoler trues med nedleggelse. Nå vil det i enkelte tilfeller klart være behov for reduksjon av driftsomfang, eller nedleggelse av eksisterende skoler. Det vil i disse tilfellene være viktig for fylkeskommunen å være i dialog med de lokalmiljøer som rammes.
Læring og vekst
Gjennom tilpassing av organisasjonens grunnressurser (intangible assets), som ansatte, informasjonssystemer og organisasjonskultur til de interne prosesser og organisasjonens strategier dannes muligheten til å klare å gjennomføre de prosessene som er viktige på en effektiv måte, og således skape merverdi.
De sentrale tiltak som Oppland fylkeskommune vil måte gjennomføre her er:
- Etablering av strategiske â€arbeidsfamilierâ€
- Kompetanseheving av de strategiske â€arbeidsfamiliene†til å håndtere de prioriterte prosesser på en effektiv måte.
- Etablering av informasjonssystemer som støtter de sentrale prosessene. Eksempler kan være systemer som bedrer brukernes kommunikasjon med fylkeskommunen, systemer som automatiserer i større grad støtteprosesser, eller systemer som bidrar til kompetansedeling og kompetanseoverføring.
- BSC vil medføre organisatoriske endringer og utfordringer. Sentralt vil således være å bygge opp organisatorisk endringskompetanse og evne. Forhold som bør ses på er:
- Lederskap
- Tilpassing av mål og strategier gjennom hele organisasjonen
- Team
Læring og vekst perspektivet vil medføre kostnader for å gjøre organisasjonen i stand til å utvikle prosesser som skaper merverdi.
[1] Oppland fylkeskommune har ingen opplæringstilbud innen kjemi- og prosessfag
