Kostnader ved innføring av BSC

BSC vil medføre kostnader for den organisasjonen som innfører det som strategiutvikling, strategiimplementerings og styringssystem. Det at det kan medføre kostnader er noe man bør være bevisst på før man velger å sette i gang med innføringen av BSC. For som alle andre investeringer bør et kriterium for igangsetting at dette gir en merverdi som er større enn kostnadene. Er ikke det en realitet bør man vurdere om enklere implementeringer, for eksempel bruk av ABC/ABM på de mest sentrale prosessene kan gi mange av effektene til lavere ”investeringskostnad”

Nå vil de fleste påstå at man før arbeidet starter opp har liten mulighet til å se både hvilke merverdier som kan skapes og de reelle kostnadene ved implementering av BSC. Dette er nok en realitet, men ikke et argument for ikke å gjøre en vurdering av om mulige merverdier vil være større enn kostnadene. Men i og med at det kan være svært vanskelig å tallfeste merverdier på dette området, vil det trolig ikke være hensiktsmessig å bruke en økonomisk analyse, som for eksempel nåverdi, men at en mer kvalitativ metode vil måtte brukes. Sannsynlighetsbetraktninger og det at oppstarten kan gi muligheter for ulike opsjoner er i denne sammenheng viktig.

Jeg vil videre vurdere kostnadene i tre ulike elementer, i forhold til de naturlige fasene for utvikling og implementering av BSC. Den første fasen knytter seg til utvikling av strategier, strategiske kart, initiativ og implementeringsplan. Fase 2 er kommunikasjon ut i organisasjonen og implementering (inklusive etablering av styringssystem). Fase 3 er evaluering, læring og videreutvikling. Faseinndelingen gjør det også mulig å legge implementeringsambisjonene i forhold til hvilke merverdier som kan oppnås, eventuelt redusere/avslutte implementeringen dersom merverdier oppfattes som vanskelig å oppnå.

Kostnader i fase 1

Etter Kaplan & Norton samt Bakke (2004) vil tidsperspektivene for fase 1 være på 10 – 16 uker. Dette er Balanced Scorecard Colloboration’s beste praksis. I gitte tilfeller kan man påregne inntil ½ år.

Kostnader her vil i stor grad være knyttet til intern tidsbruk. Oppland fylkeskommune vil måtte påregne 4 – 5 ledermøter på 1 – 2 dager i perioden. Støttefunksjoner for ledergruppa vil kreve 2 – 3 personer som arbeider med BSC  til sammen 3 – 4 dager pr uke. Timeforbruk vil således være.

• Ledergruppe:                      252 timer
• Støttefunksjoner:               392 timer
• Til sammen:                         644 timer (dvs ca ½ effektivt årsverk)

I tillegg må det påregnes konsulentbistand. Oppland fylkeskommune kan uten tvil kjøre prosessen uten ekstern bistand, men bruk av ekstern bistand kan ha en betydelig positiv effekt, ikke minst gjennom at konsulenten i mindre grad vil ha prestisje knyttet til bestemte valg. Omfanget her vil trolig ligge mellom kr 100.000 og kr 200.000. Inklusive interne kostnader vil fase 1 ligge på en totalkostnad rundt kr 800 000.

Kostnader i fase 2.

Et sentralt element i endringsprosesser, som innføring av BSC er, er kommunikasjon og atter kommunikasjon med organisasjonens ansatte. Kommunikasjon koster, men mangel på kommunikasjon koster ennå mer. Hva som er nok kommunikasjon finnes det ingen klare svar, og hvor mye tid som må brukes avhenger også av de kanaler som brukes. Men som Kotter (xxxx) peker på er den kommunikasjon so skjer i tilknytning til de vanlige aktivitetene den mest effektive. Kommuniser ny strategi og endringer i alle møter mellom ledere og ansatte. Blant annet er medarbeidersamtaler viktige fora for kommunikasjon. Ved å utnytte eksisterende fora trenger man ikke nødvendigvis å bruke særlig mer ressurser enn de ressursene man bruker i dag på å kommunisere i organisasjonen. Erfaring fra Oppland fylkeskommune under OU-prosessen 2002 indikerte allikevel behov for flere allmøter og andre aktiviteter enn normal. Den prosessen som varte ca ½ år innbefattet en tidsbruk pr ansatt tilsvarende 4 – 5 timer i kommunikasjon og informasjon (gjaldt bare sentraladministrasjonen). Med dette som et utgangspunkt vil total tidsbruk for hele organisasjonen kunne tilsvare 5 – 6 årsverk, eller en kostnad på ca kr 3,0 mill.

Fase 2 vil også medføre implementering av styringssystemer. BSC krever implementering av gode styringssystemer (informasjonssystemer), primært databaserte. Prisen på slike systemer varierer fra enkle og rimelige systemer (50 000) til komplekse og dyre systemer (3 – 4 mill kr). Fase 1 vil klargjøre hvilket nivå et slikt system bør ligge på.

I fase 2 vil også arbeidet med å tilpasse kompetanse og informasjonssystemer til nye prosesser starte opp. Her vil betydelige kostnader ligge, særlig når vi ser over tid.  Samtidig har vi her mulighet til å se hvert enkelt tiltak i sammenheng med de merverdier vi forutsetter prosessendringer med mer skal føre til, og således velge å gjøre noe med prosesser som gir større merverdi enn kostnadene. Kostnadene er således ikke knyttet til innføringen av BSC, men til hver enkelt endringstiltak som BSC medfører at det blir satt fokus på.

Kostnadene i fase 2 vil således trolig ligge på ca 3  til 4 mill kr, hvorav 75 – 90 % er interne kostnader.

Fase 3. Evaluering, læring og videreutvikling.

Evaluering og læring ligger som et implisitt prinsipp i Balanced Scorecard. Jeg vurderer det som en av hjørnesteinene i BSC. På samme måte med løpende videreutvikling og endring. Evaluering, læring og videreutvikling vil således være en integrert del av organisasjonens daglig liv. Fase 3 har således ingen eksplisitte kostnader knyttet til BSC.