Lykkes med team - analysemodell

Et utgangspunkt for analysen vil være en forståelse av hvilke faktorer som påvirker teameffektivitet generelt, og ut fra denne prøve å isolere de elementer som organisasjonen vil ha innflytelse på, bevisst eller ubevisst.

En modell å bruke for forståelsen av teameffektivitet er en input - prosess - resultat modell. Modellen, etter Traavik (2002), er presentert i figur 1.

Figur 1 Innput - prosess - resultat modell (Bearbeidet etter Traavik 2002)

Modellen beskriver en sammenheng der faktorer knyttet til komposisjonen av team, karakteristikken av oppgavene, og organisasjonsmessige faktorer påvirker interne prosesser i teamet, og teamets prosesser mot omverdenen. Prosessene produserer resultater både på individnivå og som gruppe. Tilbakemeldinger vil virke inn på de ulike elementene.

"Hypoteser" om sammenhenger.

På bakgrunn av den generelle modellen kan det etableres et sett av "hypoteser" til sammenheng mellom organisasjonsegenskaper og teameffektivitet. Først de faktorene som i modellen er direkte knyttet til organisasjon, - belønning og ressurser. Belønning er særlig knyttet til motivasjon, og kan være økonomisk (lønn, bonus) og av andre typer. Virkningen av belønning på motivasjon er gjennom en lang rekke studier funnet å være vanskelig å vurdere, men mangel på belønning har en tendens til å virke demotiverende, det samme gjelder når belønning oppfattes som feil. Et eksempel her kan være at belønninger gis på individuelt grunnlag til medlemmer av team uten å ta hensyn til teamets resultater. Ã… gå detaljert inn på hvilke effekter belønninger har vil bli for omfattende, men det er viktig at man er klar over kompleksiteten. Ressurser er et vidt område, som kan inneholde en lang rekke ressurser som organisasjonen kan hjelpe teamet med, for eksempel teknisk støtte, trening, økonomi. Ulike ressurser vil trolig ha ulik virkning på effektivitet. Til sammen gir dette grunnlag for følgende sammenhenger.

1. Organisasjonens belønningssystem og policy for belønninger vil påvirke teameffektivitet.

2. I hvilken grad organisasjonen har ressurser tilgjengelig for teamet påvirker teameffektivitet. Ulike ressurser vil ha ulik påvirkning.

Ulike organisasjoner har ulike typer oppgaver de skal løse, med ulik grad av kompleksitet (struktur), avhengighet og ressursbehov. For eksempel innen helsevesen finnes det oppgaver med ekstrem kompleksitet, mens innen typer av produksjon er oppgavene av liten kompleksitet. Har oppgavenes karakteristikk betydning for teameffektivitet, slik som modellen indikerer, vil organisasjonens karakteristikk med hensyn til type oppgave ha betydning for muligheten til å lykkes med team. Dette er i utgangspunktet en generell betraktning, organisasjoner med oppgaver med liten kompleksitet som norm, vil kunne ha enkeltoppgaver med stor kompleksitet og vise versa. Følgende sammenheng kan settes opp.

3. Organisasjonens karakteristikk med hensyn til oppgaver som skal løses, dvs. struktur, kompleksitet, avhengighet vil påvirke oppgavekarakteristikken til teamoppgaver og således teameffektivitet.

Jackson m.fl. (1995: 211) skriver følgende "Praksis for Human Resource Managment, så som ansettelsessystem, opplæringsprogram, og metoder for vurdering, kan også forme teamkomposisjon og team dynamikk" (min oversettelse og utheving). Blant annet vil dette påvirke organisasjonens diversitet (heterogenitet). Et annet viktig element i komposisjon er holdninger, som uten tvil vil være sterkt preget av organisasjonens normer og holdninger. Et tredje element er at en organisasjon kan ha eksplisitte eller implisitte regler om at bestemte roller/funksjoner skal delta i team/prosjekt. Eksempler på eksplisitte regler er avtaler mellom arbeidstakerorganisasjoner og organisasjonen, mens implisitte regler ofte bygger på tradisjon og eksiterende roller i organisasjonen. I sum gir dette en klar indikasjon på at komposisjon av team er avhengig av flere forhold knyttet til organisasjonen. Følgende sammenhenger kan settes opp.

4. Organisasjonens HR praksis (ansettelse, opplæringsprogram, vurderingsmetoder) vil påvirke teamkomposisjon og således teameffektivitet.

5. Organisasjonens holdninger og normer vil påvirke teamkomposisjon og således teameffektivitet.

6. Organisasjonens eksplisitte eller implisitte regler om deltagelse vil påvirke teamkomposisjon og således temaeffektivitet.

Et element i den generelle modellen som kan påvirke teameffektivitet er tilbakemeldinger til teamet. De fleste organisasjoner har eksplisitte eller implisitte regler og normer for tilbakemelding. Eksplisitte gjennom for eksempel medarbeidersamtaler eller andre vurderingsformer, og implisitt gjennom normer som regulerer form og innhold på tilbakemeldinger. Eksempel på dette er om organisasjonen har normer som sier at tilbakemeldinger gis der og da, gis indirekte eller helst ikke skal gis. Slike forhold vil også fort påvirke hvordan tilbakemeldinger blir gitt til team. En sammenheng kan da formuleres som følger.

7. Organisasjonens eksplisitte og implisitte regler og normer for tilbakemeldinger vil påvirke hvordan team gis tilbakemeldinger og således teameffektivitet.

Teamets interne prosesser har en sentral rolle i forhold til teameffektivitet, jf figur 1. Spørsmålet er om organisasjonen kan eller vil påvirke disse prosessene direkte eller indirekte. Noe av svaret gis i modellen, jf organisasjons­karakteristikk, og i at de sammenhenger som er pekt på ovenfor indirekte vil påvirke teamprosesser. Men så lenge teamets prosesser ikke kan skilles helt fra organisasjonens virkelighet vil også andre forhold påvirke. Noen som kan kort pekes på er; (1) Beslutningsregler i organisasjonen vil kunne sette beskrankninger på teamets beslutningsregler: (2) Organisasjonens kommunikasjonsevner (note 1), eller mangelen på sådanne vil ha innflytelse både på teamets interne kommunikasjon, og ikke minst kommunikasjonen mellom teamet og omverdenen. (3) Teamets roller, normer og delte virkelighetsoppfatninger vil ikke bare være et resultat av teamets, men også organisasjonens, jf ovenfor. Denne kan inneholde både enhetlig kultur og subkulturer. (4) Organisasjonen vil også ha utviklet måter å håndtere konflikter på, for eksempel unngå konflikter, undertrykke konflikter, personalisere konflikter. Dette vil påvirke teamets konflikthåndtering. Følgende sammenhenger kan settes opp.

8. Beslutningsregler i organisasjonen vil kunne gi beskrankinger på teamets beslutningsregler og således teameffektivitet.

9. Organisasjonens kommunikasjonsevner vil kunne ha innflytelse på teamets interne kommunikasjon og kommunikasjon mellom organisasjon og team og således påvirke teameffektivitet.

10. Organisasjonens normer, roller og felles virkelighetsoppfatninger vil danne et vesentlig grunnlag for teamets roller, normer og virkelighetsoppfatning og således påvirke teameffektivitet.

11. Organisasjonens måter å håndtere konflikter på vil ha innflytelse på teamets mulighet til å håndtere konflikter og således påvirke teameffektivitet.

Når det gjelder teamets resultat vil organisasjonens resultatkrav ha betydning. For at organisasjonen skal kunne sette krav til resultat, må organisasjonen ha klare mål og forståelse for målet. Resultatkrav er viktig blant annet for motivasjon.

12. Om organisasjonen har klare mål, strategier og resultatkrav vil påvirke teamets effektivitet. En forutsetning her er at det er sammenheng mellom organisasjonens mål og de oppgaver som teamet skal løse

I tillegg til de faktorene som er vist i modellen kan også følgende forhold i organisasjonen ha innvirkning på team. (1) Organisasjonens ledelsesprinsipper når det gjelder autonomi i oppgaveløsningen. (2) Grad av støtte fra ledere. Vil blant annet påvirke grad av autonomi, belønningssystemer og tilbakemeldinger til teamet.

Med bakgrunn i denne gjennomgangen kan følgende analysemodell skisseres opp, jf figur 2.. Modellen søker å visualisere sammenhengene pekt på ovenfor.

Figur 2 Modell for analyse og forståelse av organisasjonsforhold sin betydning for team, teamprosesser og teamresultat

Modellen gir neppe noen fullstendig eller korrekt bilde av sammenhengen mellom organisasjonsforhold og team, men bør klarlegge det meste av sammenhengen mellom organisasjonen og team, og således gi grunnlag både for empiriske studier og praktisk handling.

I neste del skal en del publiserte studier av teameffektivitet gjennomgås for å se om de kan gi noe antydninger til svar. Det må da igjen påpekes at det ser ut til å være få undersøkelser som har studert forholdet mellom organisasjon og team på en grundig måte.

(note 1)

Med kommunikasjonsevner menes både kunnskap om, holdninger til og systemer for effektiv kommunikasjon.