Team og teameffektivitet - nøkkelen

Hvordan kan vi så måle at et team fungerer bra, - er effektivt. For det første vil hvordan oppgaven blir løst ha betydning. Oppfatter brukerne av teamets resultater at resultat i form av kvalitet, mengde, tidsbruk og kostnader er godt nok. Er både effektiviteten (resultat/mål) og effisiensen (resultat/innsatsfaktorer) bra nok. For det andre er det et spørsmål om teamet blir i stand til å produsere bedre resultater etter hvert som det jobber. Er teamet i stand til å lære og å utvikle seg. Klarer teamet å utvikle effektive normer, tillit og trygghet, lagånd, og gir det læring på gruppenivå. Til slutt vil det også være et spørsmål om den enkelte teammedlem føler seg tilfreds, blir motivert og lærer. At dette siste er viktig kan argumenteres med at teammedlemmer som ikke er tilferds, motiverte og føler at de lærer vil yte mindre i teamets videre arbeid

Teamets resultater, - outputen, - vil i stor grad være en funksjon av de prosessene som foregår i teamet. Prosesser som har betydning er kommunikasjon (intern og ekstern), konflikthåndtering/forskjellighetshåndtering, målavklaring, arbeidsmåte, beslutningsregler, samarbeid, samhørighet (kohesjon), roller og normer, motivasjon, kunnskapsdeling, teamledelse. Flere elementer er pekt på litteratur om team, men dette er de som går igjen i de fleste tilfeller. Forskning og casestudier som er gjort på grupper/team peker på at god målavklaring (Gladstein 1984, Katzenback & Smith 1993), kommunikasjon (Janz m.fl 1997, Campion m.fl 1996) og konflikthåndtering (Cohen & Bailey 1997) er blant de mest sentrale faktorene, og som uttrykker sammenheng med teameffektivitet. Katzenback & Smith (1993) peker på at mangel på klare mål gjør at team mister motivasjon, eller blir mer opptatt av indre sosiale prosesser. Når det gjelder kommunikasjon er det både teamets interne kommunikasjon, og teamets kommunikasjon med omgivelsene som er viktig (Janz m.fl 1997, Campion m.fl 1996). Det siste viser i flere undersøkelser å være særlig viktig for hvordan omgivelsen oppfatter teamets effektivitet. Cohen & Bailey (1997) konkluderer med at sakskonflikter øker teameffektivitet, mens relasjonskonflikter virker motsatt.

Teamets prosesser er avhengig av teamets input. Sentrale elementer er her oppgavekarakteristikk, teamets sammensetning og teamets organisasjonsmessige kontekst. Når det gjelder oppgavekarakteristikk er oppgavens struktur/kompleksitet, avhengighet av andre oppgaver i organisasjonen, og selvstendighet viktige faktorer. Teamets sammensetning inneholder variabler som størrelse, heterogenitet, kompetanse/ferdigheter, personlige egenskaper, holdninger og bakgrunn. Faktorer når det gjelder organisasjonsmessige kontekst er belønning og tilbakemelding, samt ressurser i form av støttetjenester og opplæring fra organisasjonen. Det som er pekt på ovenfor, er ikke uttømmende, men en del av de forhold som er omhandlet i litteraturen.

De ulike elementene vil i tillegg påvirkes av organisasjonen (kultur, systemer), og av eksterne omgivelser. I tillegg vil resultatene (output) påvirke input og prosess for nye team og i teamets levetid.

Totalt kan dette settes sammen i modellen presentert i figur 1.

Som pekt på tidligere er målavklaring, intern og ekstern kommunikasjon og konflikthåndtering forhold som forskningen viser at påvirker teameffektivitet. Av de andre elementene under prosess gir forskningen ikke fullt så klare svar. Det som ser ut til å gå igjen er at målavklaring har betydning for roller, beslutningsregler og teamledelse. Kommunikasjon internt påvirker samhørighet, samarbeid og kunnskapsdeling. Konflikthåndtering ser ut til å ha sammenheng med normer og teamledelse, og har klar innvirkning på samhørighet, samarbeid og kunnskapsdeling. Arbeidsmåte ser ut til å ha en klar sammenheng med oppgavekarakteristikk, men også med målavklaring.

Ser vi på forholdet mellom input og prosess, og input og effektivitet kan følgende pekes på.

• Teamsammensetning påvirker klart teameffektivitet. Gladstein (1984) finner klar sammenheng (negativ) mellom teamets størrelse og gode gruppeprosesser. Gir gode gruppeprosesser teameffektivitet, vil store team få lav teameffektivitet. Heterogenitet når det gjelder kompetanse/ferdigheter og personlige egenskaper ser ut til å gi gode prosesser, mens heterogenitet når det gjelder kjønn eller rase gir uklare svar.
• Janz m.fl. (1997) finner ut at oppgavekarakteristikk har tvetydig virkning på gruppeprosesser og teameffektivitet. Selvstendighet for teamet i forhold til oppgaveløsning virker svært positivt for enkelte typer oppgaver (særlig rutineoppgaver), mens mer komplekse oppgaver med behov for samhandling med resten av organisasjonen ser ut til å kreve nøye balansering av selvstendighet og styring fra organisasjonen.
• Belønningssystemer/tilbakemelding har klare sammenhenger med gruppeprosesser og teameffektivitet. Individuelle belønningssystemer vil "drepe" samhørighet, samarbeid og kunnskapsdeling. Rent teambaserte belønningssystemer gir betydelige muligheter for "freeriders". Alle undersøkelser (for eksempel DeMatteo m.fl 1998, Kirkman & Rosen 2000), indikerer at belønningssystemer med hovedvekt på team og en liten individuell del gir gode resultat. Konstruktive tilbakemeldinger/oppfølging fra ledelse og organisasjon til teamet gir positiv effekt i alle undersøkelsene.
• Teknisk støtte og opplæring, særlig innen område målavklaring, kommunikasjon og konflikthåndtering ser i svært mange undersøkelser til å påvirke gruppeprosesser og teameffektivitet positivt.

Noe som i de fleste studier i liten grad er sett på er hvordan organisasjonen sin kultur og systemer påvirker teamprosesser og teameffektivitet. Robbins & Finley (2000) og Katzenback & Smith (1993) sier klart:

• Organisasjoner som mangler eller har mistet forståelsen for sine felles mål mangler forutsetning for teamorganisering.
• Ledere som ikke tror på team hindrer team.
• Individer som ikke tror på team hindrer team.

Som en konklusjon kan følgende sies.

• Liten størrelse (5 - 10) og heterogenitet i kompetanse/ferdigheter og personlig egenskaper gir både gode prosesser og teameffektivitet.
• Komplekse oppgaver krever balansering mellom selvstendighet for teamet og støtte/styring fra organisasjonen
• Belønningssystemer som retter seg både mot teamet og individer gir positiv effekt.
• Konstruktiv tilbakemelding/støtte fra ledelse og opplæring innen viktige prosessområder (mål, kommunikasjon, konflikt) bedrer både prosesser og teameffektivitet.
• Klare formål og mål gir teameffektivitet. Ã…rsaker som kan pekes på er at teameffektivitet krever at alle teammedlemmene drar i samme retning, noe som krever felles oppfattet mål. Videre har team svake hierarkiske strukturer, noe som også krever tydeligere mål.
• God kommunikasjon gir gode prosesser og teameffektivitet.
• Sakskonflikter gir mer effektive team, mens personkonflikter gir mindre effektive team. Konflikthåndtering bli å oppmuntre sakskonflikter og løse/tone ned personkonflikter.