Hvorfor økonomisk analyse

Hvorfor kunnskap om og systemer for økonomisk analyse er viktige både i offentlige organisasjoner og bedrifter kan enklest vises ved noen enkle eksempler. Selv om eksemplene er forsøkt knyttet til reelle situasjoner, er det neppe 100 % korrekte i forhold til virkeligheten (vi bruker forenklinger). Men de burde klart kunne forklare en del sentrale forhold.

Eksempel 1: Et skoleksempel.

Vi skal i eksemplet se på forskjellen mellom å bruke tradisjonell kostnadsanalyse og aktivitetsbasert kostnadsanalyse. Og på hvilken måte de fanger opp endringer på ulike måte og hvilket resultat bruk av de ulike metodene gir. Vi forenkler, og gjør hele eksemplet med relativt enkle tall.

I tradisjonell kostnadsanalyse vil man som oftest ta utgangpunkt i enhetskostnader pr elev, hvorav noen kostnader vurderes som faste og andre som variable. I realiteten finnes det knapt variable kostnader på kort sikt innen undervisning, men for eksemplet sier vi at lønnskostnader, materiell etc er variable kostnader og lokaler og administrasjon er faste. Nå deler ikke Kostra opp mellom administrasjon og undervisning, på en fungere måte.

Det vil kunne gi følgende enkle oppsett for en skole med 500 elever. Forutsetningene er videre 5 % lønnsøkning, 15 flere elever og 2 % generell prisstigning.

Enkel budsjettering med enhetskostnader (alle tall i 1000 kr)
TekstEnhets-kostnadAntallTotal kostnadBudsjett neste årKommentarEffekt
Lønnskostnader59,050029 000,031 900,0 5 % lønnsøkning, + 15 elever+ 10,0 %
Undervisningsmateriell1,5500750,0788,02 % prisstigning, + 15 elever+ 5,1 %
Inventar og utstyr0,5500250,0268,02 % prisstigning, + 15 elever+ 5,1 %
Lokaler10 000,010 200,02 % prisstigning+ 2,0 %
Sum40 000,043 156,0+ 7,9 %

Aktivitetsbasert kostnadsanalyse har en litt annen innfallsvinkel. For det første må man finne ut hva som egentlig driver kostnadene, såkalte drivere. Og det er ikke nødvendendigvis antall elever. En skole kan ha nøyaktig samme kostnad til lokaler uavhengig av om den har 460 eller 500 elever, men skulle den plutselig få 540 elever kan kostnaden øke betydelig. Også lønnskostnader kan være identiske ved 460 eller 500 elever, men øke betydelig om det skulle bli 540 elever.

Et annet viktig begrep ved aktivitetsbasert kostnadsanalyse er kapasitet. Kapasitet er viktig fordi dersom en økning i "produksjon" kan gjøres uten å øke sentrale driveres kapasitet har det en helt annen betydning for kostnadsbilde enn om vi må øke kapasiteten.

Hva kan så være hensiktsmessige drivere i eksemplet:

  • Når det gjelder lokaler vil de fleste kostnader være knyttet til størrelsen på lokaler. Større lokaler vil gi høyere kostnader, mindre lokaler mindre kostnader. En naturlig driver vil således være kvm. Merk at enkelte kostnader trolig kun vil endres ved større endringer av lokalers størrelse og således være faste kostnader.
  • Undervisningsmateriell vil uten tvil variere med antall elever, dvs. en direkte kostnad.
  • Lønnskostnader vil variere med antall ansatte lærere, men det er i realiteten en lite egnet driver. Så spørsmålet er da hva som bestemmer behovet for lærere. Antall elever vil mange da si. Ja det er korrekt, men medfører det at antall elever øker med 1, 2 eller 10 nødvendigvis behov for en ny lærer. Ikke nødvendigvis. Altså er ikke sammenhengen direkte. Antall klasser/grupper er sannsynligvis en langt bedre driver.
  • Inventar og utstyr er vanskelig å plassere direkte, den faller mest trolig i samme gruppe som lokaler, men den kan også være relatert til antall klasser/grupper.

Vi vil nå se på den budsjettmessige (kostnadsmessige) konsekvensen av de samme grunntallene som tidligere, men med to ulike forutsetninger. Forutsetning alt. A er at skolen har nok ledig kapasitet, dvs at klasser/gruppene ikke er større enn at alle de 15 nye elever ikke krever økt kapasitet. Alt. B er det motsatte, at det finnes begrenset ledig kapasitet i klasser/grupper og konsekvensen er at det må opprettes nye grupper. Nye grupper vil også kreve nye lokaler. Vi forutsetter at effekten er behov for 5 nye grupper ved 15 nye elever.

Nå mangler vi også en del data for å kunne beregne kostnader knyttet til aktiviteter, men vi tar noen forutsetninger. Maks gruppestørrelse er 12 elever (dvs 42 grupper), hver gruppe krever 1,4 lærerressurs og kostnaden ved en læreressurs er ca 500 000. Vi mangler også kvm skole, men vi vet at hver ny gruppe som krever nye kapasitet i lokaler medføre en grenskostnad på 0,5 relatert til eksisterende grupper.

Aktivitetsbasert kostnadsanalyse brukt som grunnlag for budsjett - Alt A
TekstDriverAntallKostTotalkostBudsjett neste år
LønnskostnaderGrupper42690,529 000,030 450,0
UndervisningsmateriellElever5001,5750,0788,0
Inventar og utstyrkvm250,0255,0
Lokalerkvm10 000,010 200,0
Sum40 000,041 693,0
Aktivitetsbasert kostnadsanalyse brukt som grunnlag for budsjett - Alt B
TekstDriverAntallKostTotalkostBudsjett neste år
LønnskostnaderGrupper42690,529 000,030 450,0
   + kapasitetsendringGrupper5690,53 452,53 625,1
UndervisningsmateriellElever5001,5750,0788,0
Inventar og utstyrkvm250,0255,0
   + kapasitetsendringkvm14,915,2
Lokalerkvm10 000,010 200,0
   + kapasitetsendringkvm595,2607,1
Sum44 062,645 940,4

Ser man de ulike beregningene i sammenheng ser man at effekten av endringer gir klart ulike utslag avhengig av hvilken metode man bruker. Nå er ikke utslagene her så veldig store, men vi snakker uansett om et avvik på +- 5 %, noe som klart har betydning.